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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN COLOMBO FRANCESA DE ENSEÑANZA Y/O LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR

La ASOCIACIÓN COLOMBO FRANCESA DE ENSEÑANZA y/o LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, identificada con NIT 860.006.338-1, domiciliada en la calle 87 N°7-77 en la ciudad de Bogotá, D.C., con el teléfono 7965040, (en adelante LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR) por medio de la presente política de tratamiento de la información y de protección de datos personales (en adelante la “POLITICA”) se establecen los lineamientos por virtud de los cuales se regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos personales que se reciba de terceros (estudiantes, padres de familia, acudientes, proveedores, trabajadores, entre otros) a través de los diferentes canales de recolección de información que tiene el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR (en adelante los “Datos Personales”).

Lo anterior conforme a lo dispuesto en el Artículo 15 y 20 de la Constitución Política y en especial por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el Capítulo 25 parte 2 Título 2 libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables sobre la materia.

DEFINICIONES

Autoridad de Protección de Datos: Es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad que ejerce la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigido al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Datos personales: Información asociada o vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que permite su identificación, ubicación, contacto, etc. Tienen las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural; ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el Titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Datos privados: Información que sólo es relevante para el Titular.

Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Oficial de protección de datos: Es la persona o área designada para asumir la función de protección de datos personales y para tramitar las solicitudes de los Titulares, en el ejercicio de sus derechos. Vela por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y buenas prácticas adoptados por la empresa para la gestión de datos personales.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Tercero: Persona natural o jurídica, pública o privada u organización administrativa distinta al Titular y al Responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS

El LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, en su calidad de responsable del tratamiento de los Datos Personales enmarca la presente Política para efectos de cumplir con los principios de:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen o sustituyan.

Finalidad: El Tratamiento de los datos personales deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, previamente informada al Titular.

Libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Ningún dato personal podrá ser obtenido ni divulgado sin esta autorización, salvo disposición legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

Veracidad o calidad: La información relacionada en el Tratamiento deberá ser completa, exacta, veraz, actualizada, comprobable y comprensible. No deberá haber datos parciales, incompletos o fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar al Titular el derecho a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: Los datos personales sujetos a Tratamiento por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, se deben manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley y en los términos dispuestos por ésta.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

El LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR garantiza a los titulares de los datos personales el ejercicio de los siguientes derechos:

El efectivo ejercicio del derecho constitucional de Hábeas Data.

Respetar la privacidad de cada uno de los titulares que le suministren sus Datos Personales a través de los diferentes canales de recolección de dicha información.

Suministrar la autorización previa y expresa, a través de un medio susceptible de ser reproducido, para que el responsable pueda recolectar y otorgar el tratamiento respectivo a los datos personales del titular, salvo que se trate de datos públicos, casos de urgencia médica o sanitaria, información relacionada con el Registro Civil de las Personas y cuando la ley ha autorizado que se trate para fines históricos, estadísticos o científicos.

Cuando se trate de datos sensibles (incluyendo los biométricos) o de niños, niñas y adolescentes, se informará previamente a su titular o representante legal para autorizar su tratamiento.

Recibir, usar y almacenar la información de forma adecuada y segura.

Permitir por parte de los titulares de la información suministrada verificar la exactitud, ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada.

Ejercer el derecho a revocar la autorización suministrada al LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR para el tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no exista un mandato legal o una obligación contractual que haga necesaria la permanencia del dato.

Recolectar, procesar y usar la información suministrada por terceros de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Obtener copia de la autorización otorgada para la recolección de los datos personales.

Atender y tramitar conforme a los términos legales y reglamentarios las peticiones, consultas y reclamos que formulen los titulares de los datos personales.

Informar al titular que lo requiera, el uso que le ha otorgado a los datos personales recolectados.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

Para efectos de la presente Política, la expresión “Datos Personales” hace referencia a cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural suministrada al LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR de cualquier forma o por cualquier canal, tales como: nombre, cédula, NUIP, estado civil, tipo de sangre, EPS, ARL, número de contacto, imágenes, videos, grabaciones del circuito cerrado de televisión, grupo familiar, desempeño académico, salario, historia clínica, entre otras.

Los Datos Personales podrán ser objeto de las siguientes operaciones de tratamiento de manera manual o automatizada: recolección, almacenamiento, conservación, uso, modificación, actualización, circulación y supresión.

En consecuencia, el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR recopila los Datos Personales con la directriz de cumplir con las siguientes finalidades y grupos de interés:

1. Finalidades comunes a todos los grupos de interés

Suministrar información sobre el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, promover y proveer sus servicios.

Informar sobre nuevos servicios y/o modificaciones en los mismos.

Enviar al correo físico, electrónico, a las redes sociales o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional y publicitaria sobre los servicios del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR o proyectos en los cuales participa.

Ejecutar en debida forma las actividades comprendidas en su objeto social.

Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo entre otros.

Evaluar la calidad de los servicios o productos suministrados.

Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a compañías de seguros, asesores jurídicos, contadores, proveedores de software, autoridades fiscales, subcontratistas que procesen, administren o utilicen la información, en el evento en que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados, caso en el cual se advierte sobre la necesidad de proteger dicha información personal y conservar la obligación de confidencialidad sobre la misma.

Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR.

Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR para dicho efecto.

El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.

Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el titular de los datos personales y el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR o de la autorización dada por el titular.

2. Estudiantes

Verificación de identidad y actualización de datos de contacto.

Gestión de procesos de admisión y de matrícula.

Adelantar registros en plataformas tecnológicas, actividades académicas presenciales y/o virtuales.

Vincular a los estudiantes a actividades lúdicas y artísticas, actividades de responsabilidad social, extracurriculares, salidas académicas, participación en representación del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR.

Analizar su desempeño académico, su comportamiento, desarrollo de habilidades deportivas y competencias.

Garantizar la atención de servicios de alimentación, atención de primeros auxilios, cuidado de la salud, prevención de enfermedades, transporte escolar.

Informar a sus padres y/o representantes legales sobre sus calificaciones, el análisis de su desempeño escolar, informes sobre su comportamiento, reportes sobre su estado de salud física o emocional, o cualquier otro informe relacionado con las actividades propias del contrato de matrícula.

3. Padres de Familia y Acudientes:

Tener bases de datos actualizadas de los padres de familia, acudientes, trabajadores, profesores, entre otros, para el adecuado desarrollo de nuestro objeto social y una efectiva prestación de nuestros servicios.

Realizar procesos de conocimiento de los potenciales estudiantes, sus padres de familia o acudientes; o bien realizar actualización de información de sus estudiantes, padres de familia o acudientes.

Recolectar los datos de los padres de familia y de los estudiantes con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una relación formativa, informativa y pedagógica.

Administrar la relación con los estudiantes, padres de familia, acudientes, proveedores, empleados, entre otros.

Solicitar Autorizaciones para realizar actividades específicas, seguimiento a actividades académicas, de salud, emocionales, de comportamiento, y en general para hacer a los estudiantes participes de todas las actividades desarrolladas por el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR y que involucren a la comunidad educativa.

Consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio.

Reportar a las Centrales de información mencionadas en el literal anterior el comportamiento (presente, pasado y futuro), endeudamiento, y en especial el nacimiento, modificación, extinción de las obligaciones contraídas con el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR.

3. Empleados y Profesores:

Cumplir a cabalidad con todas las obligaciones laborales de orden legal, contractual, judicial y administrativo incluyendo pero sin limitarse a, pago de nómina, aportes y reportes al sistema de seguridad social (salud, pensiones, administración de riesgos laborales, cesantías, cajas de compensación familiar, entre otros), declaraciones de impuestos, atención de programas de compensación, bienestar laboral, promoción, salud ocupacional, seguridad industrial y prevención de acoso laboral, acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.

Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

Adelantar las gestiones de afiliación de los empleados y de sus hijos para hacer las afiliaciones que exige la ley a servicios de salud, caja de compensación familiar, trámites de visas, entre otros.

4. Proveedores:

Tener bases de datos actualizadas de nuestros proveedores de bienes y servicios, para la debida administración de las relaciones contractuales y el debido cumplimiento del objeto social del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR.

Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.

Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor.

5. Visitantes:

Garantizar la seguridad de las personas que ingresan a las instalaciones del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR en el marco de nuestras políticas de seguridad a las personas, bienes e instalaciones, de salud ocupacional y de seguridad industrial.

Recolectar los datos de los conferencistas y los asistentes a las charlas, conferencias, seminarios, conversatorios, entre otros.

Recolectar los datos de los usuarios y clientes de los bienes y servicios ofrecidos por el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR. Esto incluye a los usuarios de las instalaciones deportivas, culturales y religiosas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales es el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, identificado con identificada con NIT 860.006.338-1, domiciliado en la calle 87 N°7-77 en la ciudad de Bogotá, D.C., con el teléfono 7965040 y Portal Web . Contacto: Diana Díaz – Ingeniera (departamento de informática)

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR contamos con exigentes protocolos de seguridad y confidencialidad de la información, comprometiéndonos y garantizando un correcto uso de la información y el tratamiento de los datos personales evitando el acceso a terceros no autorizados que puedan conocer, vulnerar, modificar divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos. Asimismo, para los eventos en los que se deba transferir o transmitir bases de datos y/o datos personales a encargados del tratamiento para cumplir con actividades específicas, para lo cual el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR garantizará que éstos cuenten con los mismos o mejores estándares y protocolos de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por cualquier sujeto.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS COMO TITULARES

Con el objeto de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como también para revocar la autorización otorgada, los titulares de los Datos Personales, podrán dirigir sus consultas, peticiones y reclamos a la dirección de correo electrónico: . El LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR tendrá un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta, petición o reclamo para dar respuesta al titular de la información. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término establecido, se informará al solicitante los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Cuando se trate de una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos o para presentar un reclamo por presunto incumplimiento de los deberes del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, los titulares de los Datos Personales deberán:

Incluir la información detallada del titular de la información, tales como nombre completo, cédula de ciudadanía (cédula de extranjería, pasaporte o documento equivalente), dirección física y correo electrónico.

Efectuar una descripción de los hechos que fundamentan el reclamo.

Allegar los documentos que sustenten el reclamo.

Si el reclamo es presentado de manera incompleta, el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR le solicitará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, que proceda completar la solicitud y/o los soportes de la misma. En el evento en que el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR no encuentre sustento en el reclamo, le solicitará por escrito al titular de la información, que en un término de diez (10) días, adicione o allegue los documentos que sustenten el reclamo. No obstante lo anterior, y para los casos antes mencionados, si transcurrido un término de dos (2) meses el titular de la información no ha allegado o adicionado la información solicitada por el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, se entenderá que ha desistido del reclamo y en consecuencia el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR procederá al archivo de la solicitud. El LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR contará con un término de cinco (5) contados a partir del recibo del reclamo, en debida forma, para incluir en su base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, la cual se mantendrá hasta el momento en que se dé por terminado.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los Datos Personales, podrán solicitar en cualquier momento al LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR la revocatoria de la autorización y/o la remoción parcial o total de la información de sus bases de datos, mediante el procedimiento dispuesto en el numeral V anterior de la presente política y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Artículo 15 y demás disposiciones concordantes y complementarias sobre la materia.

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el titular de los Datos Personales podrá elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de solicitar la revocatoria de la autorización y en consecuencia la eliminación del o los Datos Personales de las bases de datos del LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR.

CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

El LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR podrá mantener en sus bases o archivos los datos personales de los titulares. Para el caso de estudiantes, padres de familia, acudientes y empleados, mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. Los demás datos personales serán conservados durante el término de vigencia del contrato o se mantenga cualquier tipo de vinculación y por un término adicional de diez (10) años más.

Una vez transcurridos los plazos mencionados el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR procederá a su eliminación. No obstante, lo anterior, de ser necesario el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR podrá solicitar nuevamente la autorización al titular de los datos personales, con el objetivo de conservarla por un período igual al inicialmente autorizado.

REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El titular de los Datos Personales, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que el LICEO FRANCÉS LOUIS PASTEUR, puede suministrar a las entidades que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad y reserva de la información conforme a las normas aplicables sobre la materia.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política tendrá una vigencia a partir de abril de 2025.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta los dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013 (Capítulo 25 parte 2 Título 2 libro 2 del Decreto 1074 de 2015).